Patrimoine, Titulaire ou contractuel
Assistant de direction (F/H)
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Publié le
Type de contrat : Statutaire ou à défaut contractuel
Lieu du poste : Carcassonne
Descriptif du poste
Sous l’autorité hiérarchique du directeur adjoint vous êtes en charge d’assurer l’assistance administrative de la direction adjointe, de gérer l’accueil téléphonique et physique, d’effectuer la gestion courante des véhicules de la flotte ainsi que les assurances des véhicules. Dans ce cadre, vous intervenez pour :
Assister la direction adjointe :
- Organiser et gérer l’agenda de la direction adjointe
- Suivre administrativement les dossiers transversaux portés par la direction adjointe
- Gérer le courrier de la direction adjointe
- Effectuer l’accueil téléphonique et physique
Gérer les assurances des véhicules
- Vérifier les mementos des véhicules assurés et suivre les véhicules à assurer / désassurer
- Pointer les facturations de primes avec le service juridique
- Déclarer les sinistres aux assurances et tenir un rôle de conseil aux conducteurs sur les constats amiables
- Organiser les RDV avec le cabinet d’expertise et organiser la mise à disposition de véhicules de remplacement
- Suivre les travaux, délais de réparation, règlements de sinistres de l’assureur et le paiement des franchises
Mettre à jour le logiciel de la flotte et assister l’utilisation du logiciel de réservation en pool
- Intégrer les charges à l’immatriculation sur réception des factures liquidées
- Intégrer les alertes et mises à jour de révisions pour l’ensemble de la flotte
- Suivre les contrôles techniques et autres contrôles
- Assister les agents et référents pools dans l’utilisation du GIR (logiciel de réservation en pool)
Spécificités du poste
- Travail transversal avec tous les services du Département
Profil recherché
- Bonne maîtrise du domaine administratif du circuit et des procédures administratives
- Maîtrisant les logiciels bureautiques et de gestion de planning
- Organisé, rigoureux et doté de qualités rédactionnelles avérées
- Doté de qualités relationnelles, autonome et avec le sens de la discrétion et de la confidentialité
Nous vous proposons :
- Rémunération statutaire
- Aménagement du temps de travail RTT, CET
- Prestations sociales et comité des œuvres sociales
- Accompagnement carrière (formation, mobilité…)
Pour plus de renseignements sur le poste, veuillez contacter Madame Nathalie MERCE-LAVAL au 04.68.11.06.29 ou Monsieur Luc DA RE, au 04.68.11.67.73.
Postulez directement en ligne en joignant CV, lettre de motivation, et une copie de la carte d’identité et pour les titulaires, l'arrêté de situation administrative et les 3 derniers entretiens professionnels.